לפעמים התשובה לשאלה פשוטה היא מאד מורכבת במיוחד כאשר בתוך התשובה יש הרבה רכיבים הדורשים מענה. אנחנו מדברים על תערוכות כמובן. על כאלה שהביקוש להן עולה על היצע השטח. 

 להלן כמה מן הרכיבים שאותם על מארגני התערוכה להביא בחשבון:

א. % 80 ממציגי התערוכה הקודמת מבקשים לשוב ולהציג בתערוכה הבאה.

ב. המציגים שהצליחו בתערוכה הקודמת, מבקשים להגדיל את שטח תצוגתם.

ג. רובם רוצים להישאר באותו המיקום שבו הציגו בעבר.

ד.מספר המציגים החדשים עולה על השטח שמוקצה עבורם.

ה. המארגנים רוצים לתת הזדמנות למציגים חדשים.

ו. למציגים החדשים יש חידושים שישביחו את התערוכה ויגרו מבקרים חדשים להגיע לתערוכה. 

מה עושים?  

ראשית קובעים דד ליין להגשת הבקשות להציג ואלו שמפספסים אותו מוכנסים לרשימת המתנה.

אח"כ אוספים את הדרישות, מבלי להתחייב שאלו ימולאו במלואן או בחלקן, בבחינת " אתם תגידו לנו מה אתם רוצים ואנחנו נחזור אליכם ונאמר אם אנחנו יכולים לספק".

בשלב הבא, הנעשה בחדרי החדרים של מארגני התערוכה, מחלקים את השטח בין ה"עוגנים" שסביבם שאר המציגים רוצים להיות מוצבים.

בהמשך, ממקמים את אלו שביקשו שטחים גדולים ובסוף, ממלאים חללים עם מציגים שביקשו שטחים קטנים. בשלב זה יצוין, כי רוב המארגנים מבטיחים לאלו שכבר הציגו ומבקשים להציג שוב באותו מקום ובאותו הגודל, למלא את מבוקשם (פחות או יותר) בקיצור, הדרך הבטוחה ביותר להבטיח מקום בתערוכה מבוקשת היא להזמין את המקום לתערוכה הבאה, מיד עם סיום התערוכה הנוכחית או זמן קצר מאד לאחריה. 

בהערת שוליים נציין כי זה המצב המומלץ גם לגבי שריון בתי מלון בתערוכות הגדולות בגרמניה,  תסריט כמעט בלתי אפשרי אצל יצרנים ישראלים, כי " מי יודע מה יהיה בעוד שנתיים – ארבע שנים ?".  

תערוכות לאריזה ולפלסטיק בדיסלדורף 

והנה שתי דוגמאות מדיסלדורף המלמדות כי מה שנאמר עד כה, מעוגן במציאות:

התערוכה החשובה בעולם לפלסטיק K תתקיים במרכז התערוכות של דיסלדורף בין התאריכים 16 – 23 באוקטובר 2013. המועד האחרון להרשמה הוא 31.5.2012 – שנה וחצי לפני הפתיחה. 

התערוכה העולמית לאריזה Interpack , אף היא בדיסלדורף, תיפתח שעריה לקהל ביום 8 במאי 2014. ההרשמה החלה עכשיו ותסתיים ב – 28 בפברואר 2013. 

מכון היצוא עוזר למציגים מישראל 

נכון, קשה למציגים ישראלים להתחייב בהתאם ללוח הזמנים הנ"ל, אבל מי שנחלץ לעזרתם הוא מכון היצוא שיארגן בשתי התערוכות הנ"ל ביתנים לאומיים. אצל המכון, לוח הזמנים שונה, משום שהוא מזמין מראש את השטח ובכך מותיר ליצרנים הישראלים זמן להחלטה.